En gran medida, cada actividad o proceso dentro de una institución financiera conlleva un aspecto legal que requiere del apoyo y asesoría de un profesional del derecho. Reconocer el papel del abogado como recurso humano ha sido un importante avance para prevenir potenciales problemas, reducir riesgos y capitalizar las oportunidades que el mercado ofrece, en comparación con el papel tradicional del abogado como un recurso humano, es decir, el perfil que se busca solo para mitigar riesgos y no para evitarlos.
La aplicación de los principios de un buen gobierno corporativo contribuye a la eficacia y eficiencia operacionales de la institución y, consecuentemente, a la adecuada asignación del riesgo entre los diferentes actores, crecimiento y estabilidad de la estructura de las instituciones financieras.
El abogado, al ser asesor, apoyo y gestor de alternativas y soluciones, es parte del buen gobierno corporativo, por lo que es importante reconocer el papel que juega al ser también secretario corporativo dentro de una institución.
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El buen gobierno corporativo en una institución financiera dependerá, en gran medida, de la participación del abogado, puesto que se convierte en el precursor y custodio de la aplicación de los principios éticos y morales, en balance con la legislación, para la toma de las mejores decisiones para la institución y sus accionistas.
Cada uno de los participantes de la organización, es decir, la administración en sus diferentes estamentos, los accionistas y el directorio, deben mantener una relación de absoluta confianza y confidencialidad con el asesor legal. El abogado deberá ser el nexo conductor y enlace entre los participantes, de modo que todos los actos y decisiones se enmarquen en la base legal que sustentan las acciones de la institución.
Desarrollar y mantener una comunicación estratégica entre directores y accionistas con la administración es una de las funciones más importantes del abogado en su rol como secretario corporativo. Debe siempre procurar mantenerlos informados en relación con los intereses, necesidades y expectativas del negocio, para la mejor gestión y toma de decisiones.
Como secretario corporativo, el abogado es el custodio de la gobernanza de la institución. Además, al ser un puente entre la gerencia y el directorio, juega un rol crítico en el equilibrio de las prioridades de ambas partes en lo que se refiere a la calidad y los detalles de la información que recibe el directorio y la calidad de sus discusiones y debates definitivos, como también en la comunicación del directorio en general. Esta comunicación debe ser oportuna, transparente y manejada con la confidencialidad y el cuidado necesarios, evitando su uso en beneficio de una de las partes únicamente.
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Como señala Alejandra Mastrangelo, coach de directorios y asesora en gobierno corporativo, “se sabe que los flujos de información defectuosos hacia y desde el directorio son identificados como causa de crisis y fracasos”.
En esta línea, el abogado, como secretario corporativo, debe ser proactivo, asertivo y con conocimiento e inclinación comercial, versado en los detalles y estrategias de la institución, y contar con la información suficiente para determinar la calidad de la información que las diferentes áreas de la institución entregan para el conocimiento, discusión y decisión del directorio.
Su rol como secretario corporativo no debe limitar su participación o conocimiento al aspecto normativo o legal de las actividades o procesos, por el contrario, debe conocer en detalle el negocio, las operaciones, los procesos, los riesgos y, en general, todas las áreas de la institución.
El objetivo es contribuir al acertado manejo y entrega de la información, así como el soporte necesario para el presidente del directorio en el orden y la dirección de cada sesión.
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Secretario corporativo, recomendaciones para su adecuado desempeño
En síntesis, el secretario corporativo velará porque la información que se considere en el proceso de toma de decisiones sea clara, completa, oportuna, precisa y efectiva, de modo tal que permita la argumentación y facilite la discusión, así como para equilibrar los objetivos, a veces diferentes, de la gerencia y el directorio.
Entre los desafíos a enfrentar en este papel está el evitar que la administración “bombardee” de información inadecuada, imprecisa e innecesaria a los directores, lo que podría ocasionar una discusión alejada de los objetivos principales, logrando, en consecuencia, errores en las decisiones a ser tomadas.
Este tipo de accionar podría entenderse, equivocadamente, como falta de transparencia por parte del secretario corporativo, afectando su papel dentro de la institución. Los directores podrían reclamar el exceso y uso inadecuado de información, lo que afectaría la confianza y respaldo que el abogado debe mantener con todos los estamentos de la institución, especialmente entre el directorio y la administración, para asegurar el buen gobierno corporativo.
A continuación, algunas recomendaciones necesarias sobre lo que se debe evitar y lo que se debe hacer para ejercer un rol de manera eficiente y óptima:
- Evitar sorpresas de último momento en las sesiones.
- Evitar la presentación de información que no haya sido enviada previamente a los directores para su revisión, a menos que sea un tema excepcional o de urgencia, en ese caso debe ser informado al presidente del directorio para su manejo.
- Evitar texto interpretable en las actas, cuidar que el lenguaje utilizado sea comprendido por cualquier persona que lo lea sin necesidad de haber atendido la reunión.
- Llevar un registro adecuado de lo resuelto en cada punto de orden, si es necesario repetir lo resuelto para que todos los directores lo ratifiquen y haya claridad en la resolución emitida.
- Ser prolijo en dar a conocer a cada director sus obligaciones y responsabilidades, así como asegurar el envío oportuno de toda información que pueda alterar o cambiar las mismas.
- Manejar una relación fluida con el presidente del directorio y con los demás directores.
- Evitar registrar en las actas conversaciones o comentarios que no generen valor en la discusión.
- Ser claro y conciso cuando soliciten un criterio o comentario legal. De esa manera se logra generar confianza en el actuar. En conclusión, es indispensable resaltar que el abogado, con su conocimiento de la institución y el rol de cada uno de sus estamentos, así como de los objetivos que persiguen, desempeña un papel crucial en el cuidado de la transparencia de la información procurando el correcto manejo del gobierno corporativo.
* Carol Ríofrío Torres es directora y líder del área de banca y finanzas de Robalino Abogados. La abogada tiene una trayectoria de más de dos décadas en bufetes y en las oficinas de asesoría jurídica de bancos ecuatorianos. Riofrío Torres también trabajó para una administradora de fondos y fideicomisos. Antes de unirse a Robalino y desde 2017, la abogada fue gerente legal de Banco FINCA.
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