A finales de agosto, el caso de Romero Cabral da Costa Neto, ex abogado visitante de Gibson Dunn & Crutcher LLP, proveniente de Mattos Filho, acaparó titulares de la prensa especializada. Da Costa Neto, de nacionalidad brasileña, fue acusado de ‘tráfico de información privilegiada’ (insider trading, en inglés) en relación con una operación valorada en 1.700 millones de dólares de un cliente de la firma en la industria farmacéutica.
Se trata del acuerdo en el que Gibson Dunn asesoró a CTI BioPharma y a cuyos documentos da Costa Neto tuvo acceso de forma inapropiada. Acto seguido, el abogado compró más de 10,000 acciones en CTI el 9 de mayo, un día antes del anuncio de la operación, y vendió los títulos al día siguiente, con lo que generó un beneficio de 42.000 dólares, de acuerdo con la demanda presentada por la U.S. Securities and Exchange Commission. Da Costa Neto fue arrestado esa misma semana. Los bufetes involucrados aclararon que da Costa Neto ya no formaba parte de esas organizaciones.
Ninguna firma está exenta de enfrentar una situación similar, que involucre a cualquiera de sus miembros (socios, socias, asociados, asociadas y profesionales de otras áreas).
En este artículo exploramos el tema desde el manejo de la crisis reputacional de la mano de Nicky McHugh, estratega sénior de comunicaciones en Communications Leadership, con base en Nueva York, y Stephen Revell, de Lexington Consultants, experto en gerencia de firmas de abogados y desarrollo de negocios, y ex socio de Freshfields, en Londres.
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Explotó la bomba: ¿qué hacemos internamente?
En el plano ‘interno’, “la mejor manera de mitigar una situación de crisis es hacerlo antes de que suceda”, indica McHugh, quien recomienda que la firma tenga un protocolo para su manejo. “En respuesta a una investigación de corrupción que involucra a un socio o socia, las acciones inmediatas deben centrarse en preservar la integridad operativa del bufete”, aclara.
“Primero, aísle a la persona bajo investigación del trabajo activo con clientes y de los casos en curso para evitar posibles conflictos de intereses. Acto seguido, comuníquese con las y los directores de la firma con transparencia y confidencialidad. Sea consciente de que las comunicaciones internas tienen el potencial de filtrarse y hacerse públicas. Tenga esto en cuenta al momento de planificar sus mensajes”, señala McHugh.
Para Revell, “es importante desde el principio mantener la mente abierta en cuanto a la ‘culpabilidad’ del socio o socia en cuestión. En una etapa inicial puede tratarse simplemente de una acusación y el socio o la socia debe considerarse inocente hasta que se demuestre lo contrario. Sin embargo, aún es necesario tomar medidas”.
Conversaciones difíciles
Revell sugiere realizar una reunión con la persona involucrada inmediatamente para determinar dos cuestiones.
“Se debe preguntar muy claramente al socio o socia si las acusaciones son verdaderas o falsas y si hay algo ‘gris’, es decir, si él o ella ha hecho algo malo. Las preguntas deben formularse con claridad. Esta conversación será inevitablemente un ‘contrainterrogatorio’ desagradable”, indica.
En relación con el segundo punto, “se debe pedir al socio o socia que detalle todos los asuntos en los que está trabajando y cualquier cosa que esté haciendo en nombre de la firma, por ejemplo, asistir a conferencias”, agrega.
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De acuerdo con Revell, si hay admisión de haber cometido un delito grave, se deben tomar medidas inmediatas, y la persona debería renunciar o ser removida.
“Será necesario reasignar todas las actividades internas y externas del socio o socia. Deberá dejar de trabajar con clientes inmediatamente y otros socios deberán hacerse cargo de los asuntos. Se debe exigir a la persona saliente que coopere con esa transferencia. Cualquier actividad que implique representación de la firma deberá igualmente ser asumida por otros socios. En la medida en que el socio o la socia tenga poderes de firma sobre cuentas bancarias, cargos de director o cualquier otra autoridad dentro del bufete, estos deberán cancelarse inmediatamente”, señala Revell.
Por el contrario, agrega, si el socio o socia niega las acusaciones y cualquier irregularidad, la firma tendrá que decidir qué hacer. Dependiendo de la gravedad de las acusaciones y, en realidad, de su 'confianza' en la persona acusada (si todavía creen en él o ella), los posibles cursos de acción incluyen:
- Terminar la relación profesional con el socio o socia, posiblemente incluyendo una referencia a su reintegro si él o ella es absuelto.
- Suspensión hasta su absolución.
- Una declaración de apoyo al socio o socia durante la investigación y, mientras tanto, que él/ella continúe con sus actividades habituales”, remata Revell.
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Comunicación externa
En cuanto a la comunicación con clientes, McHugh sugiere “abordar el asunto con franqueza” y “que se escuchen las inquietudes de los clientes y que se proporcionen puntos de contacto alternativos”. Agrega que se deben “evitar detalles especulativos y concentrarse en mantener la confianza a través de una comunicación constante y la visibilidad del liderazgo”.
En relación con medios, McHugh recomienda que se “emita con prontitud una breve declaración reconociendo el conocimiento de la situación y el inicio de una investigación interna”.
“Es importante que todas las comunicaciones sean breves y concisas. Otro punto clave es que todos los mensajes sean coherentes entre las diferentes audiencias: lo que diga a sus empleados, a sus clientes y a los medios debe ser coherente”.
En ese sentido, recomienda “programar la comunicación externa para que coincida con la comunicación interna más amplia, para garantizar que la primera vez que los empleados se enteren de esto no sea de dominio público”. Finalmente, es fundamental —según McHugh— “expresar compromiso de cooperación con las autoridades y reiterar el apego de la firma a estándares éticos”, además de “limitar los detalles para evitar rumores especulativos”.
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La importancia del pacto de socios
Si bien es cierto que no todas las posibles ‘eventualidades’ de una relación profesional pueden ser previstas en los acuerdos de accionistas, tanto McHugh como Revell coinciden en que son instrumentos muy importantes para delimitar responsabilidades y definir el curso de acción en situaciones delicadas.
En opinión de McHugh, ayudan a “delinear expectativas con respecto a la conducta ética y el cumplimiento legal dentro de la firma”, mientras que “las cláusulas penales pueden incluir sanciones económicas, mecanismos de expulsión o confiscación de acciones en caso de mala conducta comprobada”. Agrega que se deben considerar los contratos con clientes, así como los acuerdos de anticipo.
“Si el acuerdo con el cliente prevé la posibilidad de retirar de su caso a un abogado o abogada sospechosa de corrupción será necesario garantizar que los acuerdos de accionistas y los contratos individuales de trabajo incluyan un lenguaje que respalde esa acción”, afirma McHugh.
En la misma línea, Revell señala que “un acuerdo de accionistas no puede evitar que surjan estos problemas, pero puede establecer reglas claras para cuando así sea, por ejemplo, ¿se puede destituir o suspender al socio o socia en estas situaciones?”. Agrega que el pacto de socios también debería abordar temas financieros clave: “¿Se le sigue pagando al socio/la socia durante un período de suspensión? ¿Se le “paga” al socio o socia si se la destituye en estas circunstancias, especialmente si se demuestra que es inocente? Hay mucho que considerar y las respuestas serán únicas para cada firma de abogados. Lo importante es que el acuerdo de accionistas/acuerdo de sociedad aborde estas cuestiones”.
Para Mari Cruz Taboada, socia de Lexington Consultants, “es necesario revisar ‘hoy’ el pacto de accionistas para asegurarse de que las y los socios puedan ser despedidos en muy poco tiempo en las circunstancias que se analizan en este artículo”. Del mismo modo, Taboada indica que será necesario “reflexionar sobre las consecuencias financieras de una jubilación o una destitución en el contexto de prácticas indebidas o actos de corrupción”.
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