Compliance: ¿Cuándo externalizar investigaciones a firmas de abogados?

Todo programa de compliance serio incluye una guía de investigación que, propiamente, ayuda a indagar, resolver, transparentar y reportar el resultado de las inquietudes y denuncias de los colaboradores, clientes y proveedores, externadas a través de los canales de reporte y, en algunos casos, utilizando la línea de denuncia (hotline), los procesos de puertas abiertas o bien, la comunicación directa con los comités de integridad, auditoría, o ética, dependiendo del tipo o tamaño de organización en la que colaboramos. Partamos de esta premisa.

Las guías de investigación deben presentar una clasificación clara y precisa de los incidentes reportados, definir los roles y responsabilidades de los departamentos o funciones internas involucradas y mapear el procedimiento de investigación (interno y externo), incluyendo la coordinación con otras áreas. Además, se deben establecer pautas para las entrevistas, la documentación y la evidencia que se utilizará como medio de prueba.

También es importante definir los roles, esto es: quiénes revisarán el informe de la investigación y a quién se reportará.

Otros asuntos como el archivo de documentos, así como los plazos de retención y las reglas de confidencialidad, no deben ser obviados.

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Las inquietudes y denuncias recibidas a través de los canales institucionales son indicadores importantes de la madurez de la cultura de cumplimiento de una organización. Las investigaciones resultantes desempeñan un papel crucial al garantizar el cumplimiento de leyes, regulaciones y políticas internas.

En este contexto, surge la pregunta ¿resulta ventajoso que las investigaciones sean externalizadas a firmas de abogados? En este artículo exploraremos algunos beneficios de externalizar las investigaciones de cumplimiento y proporcionaremos recomendaciones para las organizaciones que consideren este enfoque.

Entre las ventajas que encontramos se encuentran las siguientes:

1. Riesgos con impacto legal o reputacional. Muchas organizaciones definen en sus guías de investigación la necesidad de utilizar firmas de abogados externos en investigaciones, cuando estas representan un riesgo significantivo en los impactos legales o reputacionales de las organizaciones o bien cuando se haya realizado previamente de manera interna, pero se detecta que no fue manejada de manera correcta, como pudiera ser que haya existido algún tipo de conflicto. Por lo anterior, se prefiere tener involucrado en el proceso de investigación a un especialista que pueda detectar impactos en varios contextos, así como medir y controlarlos con acciones preventivas y proactivas. 
2. Experiencia y objetividad. Las firmas de abogados especializadas en investigaciones de cumplimiento poseen un amplio conocimiento de marcos legales y regulatorios. Su experiencia les permite navegar situaciones complejas, interpretar las leyes de manera precisa y realizar investigaciones exhaustivas. Además, los abogados externos aportan una perspectiva imparcial y fresca al proceso, evitando posibles conflictos de interés a los que los investigadores internos podrían enfrentarse.
3. Independencia e imparcialidad. La externalización de las investigaciones a firmas de abogados garantiza una evaluación independiente e imparcial de las prácticas de cumplimiento de la organización. Los abogados externos no se ven influenciados por la política interna o las relaciones personales dentro de la organización, lo que mejora la credibilidad y la integridad del proceso de investigación.
4. Optimización de recursos. Realizar investigaciones de cumplimiento internamente requiere asignar tiempo y recursos considerables. Al externalizar estas investigaciones las organizaciones pueden aprovechar los recursos y la experiencia de las firmas de abogados externos, aliviando la carga sobre los equipos internos. Esto permite que el personal de la organización se centre en sus responsabilidades del día a día, al tiempo que garantiza que la investigación reciba la atención que merece.
5. Acceso a herramientas y técnicas especializadas. Las firmas de abogados externos a menudo poseen herramientas avanzadas, metodologías y tecnologías específicamente diseñadas para llevar a cabo investigaciones de cumplimiento. Estos recursos permiten a los abogados externos recopilar, analizar y presentar pruebas de manera más efectiva, lo que conduce a hallazgos más precisos y exhaustivos.

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En caso de que el programa de compliance o los comités de auditoría, ética o integridad de la organización incluyan en sus guías de investigación la conveniencia de utilizar en las investigaciones de cumplimiento a firmas de abogados, recomiendo considerar los siguientes puntos:

• Seleccionar una firma de abogados con experiencia

Es esencial elegir una firma de abogados de buena reputación en integridad con un historial comprobado en investigaciones de cumplimiento. Se debe tomar en cuenta factores como la experiencia de la firma, el conocimiento de la industria y la experiencia en casos similares. Aquí me detengo para hacer una reflexión sobre cómo saber si la reputación de la firma de abogados está alineada con los principios de integridad de mi organización, para esto es importante llevar un due diligence (debida diligencia) antes de comprometerse.

• Definir objetivos y criterios

Las organizaciones deben establecer objetivos, criterios y expectativas claras al externalizar las investigaciones de cumplimiento. Esto garantiza la alineación entre la organización y los abogados externos en cuanto a los resultados deseados y el alcance de la investigación. Los criterios pueden basarse en varios rubros, uno puede ser por el tamaño o repercusión de los impactos legales y reputacionales, otro puede ser por la cuantía en caso de haber quebranto patrimonial, otro por la posición o nivel organizacional de los implicados en la investigación, etc. 

• Evaluar el costo-beneficio

Realizar un análisis costo-beneficio exhaustivo para determinar si externalizar las investigaciones de cumplimiento es financieramente viable para la organización. Se deben considerar los posibles beneficios a largo plazo, así como la reducción de los riesgos reputacionales y la mejora de las prácticas de cumplimiento.

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En conclusión, si bien existen pros y contras en la externalización de las investigaciones de cumplimiento a firmas de abogados, los beneficios de su experiencia, objetividad e independencia suelen superar las consideraciones. Mediante la selección cuidadosa de firmas de abogados de buena reputación y el establecimiento de canales de comunicación efectivos, las organizaciones pueden garantizar investigaciones exhaustivas e imparciales que mejoren las prácticas de cumplimiento y mitiguen los riesgos potenciales.

* José Gerardo Vázquez es socio de SMPS Legal, concretamente del departamento de Compliance & ESG. Cuenta con una trayectoria que supera los 25 años de experiencia y se especializa en temas de ESG (Environmental, Social and Governance). Su enfoque estratégico y comercial -principalmente en las áreas de legal y compliance- ha contribuido a lograr la continuidad de negocio y acelerar el crecimiento y rentabilidad, siempre con una visión de prevención y proactividad, con adaptación y manejo de las incertidumbres del mercado.