¿Por qué es importante repensar las oficinas? Ninguna firma puede ignorar la necesidad que existe de evaluar el sistema que implementará una vez que las condiciones permitan el reintegro al lugar de trabajo.
La experiencia vivida desde inicios del 2020 ha demostrado que el trabajo remoto y, por ende, los horarios flexibles son viables. Quedó demostrado que para la mayoría de las firmas el resultado económico del ejercicio 2020 fue similar o mejor que el del 2019. Igualmente, quedó en evidencia que los profesionales pueden ser tan productivos trabajando a distancia como presencialmente.
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El llamado modelo híbrido parecía ser la fórmula que toda firma debe implementar. Se han realizado múltiples encuestas a nivel general dentro del sector y dentro del seno de una serie de firmas a fin de conocer la posición de sus profesionales y personal administrativo sobre el retorno a las oficinas.
Para Lynda Gratton, en su artículo How to do Hybrid Right publicado en Harvard Business Review, como resultado de la pandemia el personal está viendo la ventaja de una mayor flexibilidad en dónde y cuándo trabajan.
Las empresas están reconociendo la oportunidad única de reiniciar el trabajo utilizando un modelo híbrido. El reto es que el modelo híbrido únicamente tendrá éxito si es diseñado tomando en cuenta las preocupaciones de su personal y no tan solo las institucionales.
Concluye que las empresas tienen que evaluar la toma de decisión desde las siguientes perspectivas: funciones y responsabilidades de su personal; la preferencia de ellos; el trabajo y su flujo; inclusión y equidad.
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En la encuesta realizada por LexLatin dentro del Debate ‘Oficinas del futuro’, evento organizado en asociación con KermaPartners, que recoge respuestas de 521 participantes, se refleja que 77 % opina que la mayoría del personal profesional y administrativo desea un modelo híbrido frente a un modelo totalmente remoto o presencial.
Además, de cara a la implementación del modelo híbrido, 32 % considera rediseñar su espacio y 31 % reducir y rediseñar el espacio que ya tenían.
Opinaron que el impacto más importante en el modelo híbrido, de mayor a menor, radica en la colaboración y comunicación interna, el manejo del equipo de trabajo, el bienestar de los abogados y personal administrativo, optimizar espacio, redefinir funciones y responsabilidades y servicio y comunicación con clientes.
La decisión del cambio
“Hemos tenido conversaciones con líderes de firmas legales y hay ciertos temas clave que han surgido en cuanto al espacio, por ejemplo, ¿cómo cambiará la movilidad en el espacio de trabajo? ¿Qué servicios serán los más impactantes? ¿Cómo reinventar la oficina privada?”, compartió Mariela Buendía-Corrochano, directora principal de diseño en Gensler, para introducir la interrogante que pasa por los consejos de dirección de las firmas: ¿es necesario repensar el modelo de oficinas?
Para Santiago Carregal, presidente de la firma argentina Marval O’Farell & Mairal, la respuesta es inmediata: sí. En cambio, la opinión de José María Eyzaguirre, socio director de Claro, estudio chileno, contrasta y es un ‘no’. Manuel Galicia, socio director de Galicia Abogados, en México, coloca una tregua sobre el tiempo y explica que la decisión de su despacho es deliberar sobre ello una vez que regresen a la modalidad presencial.
La posición de estos tres líderes refleja la diversidad de criterios en cuanto a las oficinas del futuro.
Claro, la apuesta por la interacción física
“Para nosotros, la presencia en el trabajo es fundamental”, dice José María Eyzaguirre. “El híbrido o la modalidad remota solo son instrumentos, pero no van a ser nunca prioritarios ni primordiales. Vamos a favorecer siempre el presencial”.
Claro se compone de cerca de 100 abogados; a decir de Eyzaguirre es un modelo ‘compacto’ que es más fácil de manejar. De acuerdo con el socio director, la gran mayoría de los colaboradores ha manifestado su deseo de regresar presencialmente a los espacios de la firma, algo que se ha hecho eventualmente, siempre que las medidas, por la crisis sanitaria, lo han permitido.
“Contamos con sistemas de turno que hacen más eficiente el trabajo de grupo. Por ejemplo, un día todos los administrativos venían, luego alternaron los equipos”, menciona.
Para la cultura de la firma ha sido determinante el trabajo colaborativo, físico. Se cree que esto es fundamental para el desarrollo de talento y para generar soluciones con creatividad, en equipo.
“Creemos que no podríamos hacer lo que hacemos sin ese contacto, sin esa interacción más o menos permanente”, concluye.
El objetivo de la firma se ha fijado en profundizar al máximo el desarrollo de la tecnología y la seguridad. La pretensión es seguir utilizando el trabajo remoto para dar flexibilidad a profesionales que lo requieren por sus contextos familiares o de salud.
Modelo Galicia: será mejor tomar la decisión al regreso
“Para pensar en la oficina del futuro y lo que ha sido el despacho, nos parece importante llevarlo a consenso”, reconoce Manuel Galicia.
El socio de la firma mexicana expone que desde el inicio del año no solo el comité ejecutivo, sino también los socios han hablado con expertos en arquitectura, en inmobiliaria, sistemas ágiles y tecnología para enriquecer el proceso de toma de decisiones.
“Hicimos una nueva encuesta con resultados muy diferentes a la primera de hace un año: hoy el 80 % de la gente ve atractivo regresar a la oficina en un sistema híbrido o de tiempo completo en la oficina. Un 20 % quiere el modelo remoto. Pero dentro de ese grupo, más de la mitad reconoce el valor de estar en la oficina”.
Manuel Galicia comenta -además- que gran parte del equipo del estudio no supera los 40 años de edad y el modelo tradicional de trabajo no les es atractivo. Una razón para no solo replantearse el uso del espacio físico de la firma, sino el modelo de negocio y la importancia de la flexibilidad.
“Necesitamos reforzar mucho más la confianza entre la gente. Dejar atrás el conteo de horas”.
Lee la entrevista a Manuel Galicia: "Me quedaré, pero habrá un nuevo 'managing partner'
Marval y la reestructura de un edificio
El edificio de Marval O’farell Mairal se ubica en el centro de Buenos Aires. Antes de la pandemia los más de 300 abogados, 500 personas contando administrativos, tenían un espacio definido en los 14 pisos de la firma.
Esto ha cambiado: “las oficinas de todo Marval van a ser oficinas, es una mala palabra quizá, despersonalizadas”, comenta Santiago Carregal y continúa: “Parece que uno le sacará el alma. Ya vamos por el décimo piso compartido”.
De acuerdo con el socio administrador, el futuro de las oficinas debe ser un modelo híbrido, algo que implica el rediseño del espacio y también de la forma de trabajo.
“Hemos diseñado una app que básicamente hace preguntas sobre salud y autoriza a reservar la oficina entre 1 a 15 días. Es un esquema con inteligencia artificial que uno, por la categoría de abogado y por el equipo, por default, va a una oficina determinada”.
A decir de Carregal, uno de los grandes problemas del trabajo remoto a resolver es el refuerzo de la creatividad que surgía con los encuentros espontáneos con los miembros del equipo. De manera que con esta modalidad híbrida se pretende diseñar espacios colaborativos que fomenten el encuentro de las personas, para que interactúen y hagan brainstorming.
“95 % de la gente en el estudio quiere un trabajo híbrido en el mejor de los dos mundos. Es muy difícil encontrar ese mix desde el día uno. Seguramente nos vamos a equivocar y esto es como si fuera una app: uno lanza una idea y la corrige 700 veces con 500 actualizaciones”.
A los clientes no les importa nada dónde trabajamos, sino la eficiencia, la eficacia, la productividad.
Santiago Carregal detalla que el estudio ha descentralizado el mundo presencial y acelerado su digitalización.
“Hay una mayor horizontalidad y democratización en el sentido de que el cliente llama a quien quiere de la estructura, por cualquier plataforma que quiera: WhatsApp, e-mail, Zoom, Teams, LinkedIn. Llama a quien considera que le resuelve el problema y se salta todas las estructuras piramidales que tenemos hechas nosotros durante años: el socio, el asociado, etcétera”.
La fórmula está en la cultura de las firmas
Hay una fórmula de composición de las oficinas de las firmas, según Mariela Buendía-Corrochano, y esta tiene que ver con el liderazgo: los socios de las firmas, su contexto, su país y su cultura.
La arquitecta menciona que si bien se está apostando por las oficinas no asignadas en los nuevos diseños; en prácticamente todos los proyectos que está asesorando se ha dejado un espacio que refleje el corazón de la firma, su identidad.
“El espacio de trabajo se está usando como una herramienta de trabajo, no solamente para atraer personal sino también como un elemento de conexión, de cultura”, comenta.
La posición de los ponentes del debate reflejan una realidad: no hay una posición única frente al modelo que seguirán, el impacto de la pandemia sigue en desarrollo y todo nos hace pensar que seguiremos enfrentando los efectos de sus variantes por un tiempo aún indeterminado. La realidad de cada firma las llevará a implementar el modelo de trabajo que mejor se ajuste a su situación.
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