Días intensos, días de acostarse tarde y levantarse muy temprano para ir directamente a un desayuno de trabajo o una reunión, días sin respiro llenos de reuniones y eventos. Suena el teléfono, llegan mails —porque el trabajo allá, en tu país, no para— no estás de vacaciones y debes cumplir con todo en paralelo.
Volviendo a Lima, luego de la reunión anual de la International Bar Association (IBA), con jornadas cansadas pero satisfecho de ellas, con muchas expectativas y muy agradecido con el país que nos recibió y sorprendió con mucho color, vida y calidez, México, me cuestiono sobre el valor ‘más allá de lo evidente’ sobre atender este tipo de reuniones.
¡LexLatin tendrá su primer evento presencial!
En estos eventos, y en particular en la IBA, se hacen y suceden muchas cosas: además de las interesantes conferencias, se gestan iniciativas para el sector a nivel internacional (lo cual resalto), se reúnen comités y grupos de interés de todo tipo, se comparte información importante sobre tendencias en el mercado legal y estrategias para afrontarlas, los colegas se reúnen y comparten información (por ejemplo esto sucede con los Business Developers y encargados de marketing de las firmas, lo que cada vez va tomando más fuerza) y hay, entre otros, interacción con las redes Pro-bono, que, en el marco de esta reunión, también tienen la propia, lo que permite una interacción transversal.
Mucho se habla de eventos como estos y, en general, de los espacios de networking. Aquí, debo confesar haber sido yo uno de los abogados que pensaban que estos espacios no servían para mucho, hasta que entendí cómo funcionan y supe manejarlos (teniendo aún mucho camino por recorrer y aprender).
En esta línea de aprendizaje, que creo que nunca termina, y en la que cada experiencia es única, me permito dar 5 recomendaciones relacionadas con el networking a nivel internacional y en espacios de intercambio como la IBA. Esto con la salvedad de que, en lo particular, no me gusta decir “estas son las 10 recomendaciones” o “aquí tienes los 7 datos a tener en cuenta para…”, “8 consejos…”, etc.
En mi opinión, cada experiencia profesional es única y seguramente habrán otras recomendaciones. Yo destaco las siguientes.
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1) Elaborar una estrategia
Previo al evento es importante elaborar una estrategia y preparar la información necesaria. Es clave saber quienes asistirán e identificar participantes con intereses, negocios y perfiles en común, esto para conocer o explorar la posibilidad de complementar algún servicio o necesidad, con apoyo de algunos de ellos. Este punto aplica tanto al evento principal como a los que se organizan en paralelo, como en el caso de la IBA.
En cuanto a las reuniones que se puedan tener ya agendadas —que es muy importante agendarlas con la mayor anticipación posible y no dejarlo para último momento, pues se corre el riesgo de no encontrar espacios en la agenda de los asistentes— debe existir una preparación previa que comprenda no solo conocer a la firma con la que vamos a reunirnos, sino también al equipo que participará en la reunión. Esto es: perfil, intereses, experiencia y datos importantes, incluso personales. Con esta información, delimitando qué nuestros objetivos, qué requerimos de las personas a encontrar e, igual de importante, qué podemos ofrecerles, nuestros encuentros tendrán mayores posibilidades de éxito.
Ahora bien, con todo lo anterior, si bien ganamos tiempo y nos permite llegar preparados a nuestras reuniones, es recomendable dejar espacios libres y estar abiertos a conocer a personas fuera de nuestro “plan” original. Esta siempre es mi parte favorita. Mi recomendación es invertir tiempo en los espacios “sociales” para hacer contactos (uno siempre está trabajando) pero dejando las conversaciones más técnicas para un momento posterior.
Cuando no tenemos mucha experiencia, solemos hacernos una pregunta recurrente y es “¿cómo llego a todos los eventos?”, otra es “¿cómo agendo reuniones previamente?” y una más es “¿cómo me contacto con los asistentes si no los conozco aún?”.
Mi primer consejo aquí es perder el miedo; a estos eventos todos vamos a lo mismo y estamos abiertos a lo mismo. Consigue la base de confirmados, investiga y empieza a escribir a aquellos que te resulten de interés, sin duda no obtendrás respuestas negativas. Además, utiliza Linkedin, principalmente, y otras redes sociales con contactos profesionales para anunciar tu participación en el evento y tu interés por conocer a profesionales del sector, con este primer paso ya tendrás bastantes avances.
Finalmente, un tema clave para poder llegar a un espacio como este y poder entrar en la “batalla” de promoción y exposición de una firma es no solo tener una estrategia, sino que esta pueda mostrar un catálogo de “productos y servicios” que cumplan con estándares internacionales y que estén listos para ser promocionados. Esto implica una preparación a la interna en los equipos, conocer claramente las fortalezas y debilidades existentes, reconocimientos, saber construir una relación de confianza, etc., hasta aspectos más estéticos como materiales en diferentes idiomas, una marca amigable y cercana, presentaciones, recursos, entre otros.
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2) Equipo
El equipo seleccionado para este tipo de eventos es trascendental. Se debe tener en cuenta aspectos como:
- Área de práctica, sobre todo si se trata de eventos sectoriales o de alguna área determinada).
- Habilidades blandas.
- Orden.
- Desenvolvimiento.
- Conocimiento sobre la firma y todas sus áreas, esto es muy importante pues el cross selling aquí siempre debe estar presente.
- Capacidad de poder atender varios asuntos al mismo tiempo, además (y por qué no decirlo), poder seguir un ritmo intenso durante varios días, entre eventos, reuniones y trabajo sin parar.
Resalto aquí que mi recomendación es asistir con un equipo variado en cuanto a especialidades e intereses y multigeneracional, con el que se pueda cubrir la mayor parte de espacios y grupos sociales del evento.
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3) Orden y seguimiento
El periodo post-IBA es igual o más importante que el primer contacto, y esto aplica también para todo tipo de eventos.
En estos espacios uno conoce a mucha gente, intercambia y recibe innumerables tarjetas de presentación y es imposible —salvo casos aislados— poder grabar en la mente cada nombre, firma y cara a la que uno ha conocido. Para esto, recomiendo implementar un listado con referencias al final de cada evento (cada día), incluso sirve anotar algún dato característico en las tarjetas de presentación al final de cada evento porque los días seguirán y se hará contacto con más personas.
Lo segundo aquí es trascendental: seguimiento. De nada sirve construir una red de contactos robusta y variada si no le damos movimiento y hacemos seguimiento para que funcione. Sin esto quedaría solo como una base de datos vacía sin ningún beneficio.
Posterior al evento —esto es ahora lo que me toca hacer a mi—, contacta a las firmas y representantes con lo que te reuniste o conociste durante esos días, pacta reuniones de presentación con representantes clave de tu firma, empieza a organizar actividades en común, puede que inmediatamente no crucen encargos de clientes, pero se pueden organizar conversatorios comparativos según país, e intercambios de información relevante y hasta visitas a sedes de las firmas.
Los posibles encargos llegarán después, conforme la relación entre las firmas se haya fortalecido, pero es importante no descuidar estas relaciones y que se vuelvan institucionales y no solo entre aquellos que originalmente se conocieron (nunca olvidar el cross selling, siempre presente).
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4) Trabajar en la respuesta del equipo
En mi experiencia, uno de los principales “retos” o aspectos a no descuidar es la respuesta que brinda el equipo luego del primer contacto con las firmas que uno refiere para intercambiar clientes.
Sin duda, trabajar internacionalmente tiene una línea de aprendizaje y debe haber un área o equipo —en mi caso yo liderando el desarrollo de negocio— que esté atento a determinados detalles en los intercambios con las firmas de fuera.
Aspectos como tiempo de respuesta, calidad del producto entregable, lenguaje utilizado (pensando ya no solo en un lenguaje técnico sino también internacional) y niveles de involucramiento son algunos de los aspectos que no deben dejarse de lado.
La experiencia que ofrecemos a nuestros clientes también debe aplicar a nuestras “firmas amigas” y manteniendo los más alto estándares.
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5) Información es poder
Sin duda, el gran “problema” o dolor de cabeza de las áreas de marketing y desarrollo de negocio es poder medir resultados. La medición es muy importante pero también es difícil en asuntos de marketing. Poder dimensionar el impacto directo de las acciones realizadas en cuanto a captación de clientes o generación de ingresos, pero siempre como un gran reto y en este caso no es la excepción, aunque sí es posible llevar un control adecuado de los intercambios que se puedan generar.
En línea con lo indicado en el apartado anterior, mantener activa la red de contactos es clave y solo depende de nosotros.
Como cualquier red o alianza, si no se mantiene activa, no funciona. Para ello, es vital mantener un registro de las operaciones que referimos y nos son referidas, saber cuáles fueron finalmente ejecutadas y cuáles solo quedaron en propuestas que no aceptaron los clientes; si optaron finalmente por otra firma (muy importante para conocer qué nos pudo faltar o si nuestros fees no son competitivos), si hubo alguna demora en nuestra resulta o si finalmente las operación se cayó (relevante también de cara a conocer el mercado internacional), entre otros.
Este registro de información nos va a permitir monitorear nuestros intercambios con la red construida, ver qué áreas y relaciones fortalecer, qué alianzas están funcionando mejor y, también, no perder de vista que este es un trabajo de ida y vuelta que debe estar centralizado —el equipo debe ser consciente de ello—, ya que para que este funcione, si una firma nos refiere clientes, nosotros debemos hacer lo propio en cuanto podamos y no terminar refiriendo a una tercera firma que, de pronto, no pertenecía a nuestra base de datos pero que a última hora alguien del equipo mencionó, toda esta información es poder. Asimismo, esta data nos va a permitir —no menos importante— demostrar el impacto y resultados de los eventos a los que asistimos y la construcción de una base de datos internacional y nacional, con ello quedará demostrado que networking es working.
En estas líneas he querido compartir algo de mis aprendizajes, de los últimos años, generando negocio en eventos de este tipo, aún queda mucho por hacer y mucho por aprender. Los retos no terminan y nos seguimos enfrentando a situaciones nuevas, sin embargo, manteniendo un orden y estrategia en las acciones a implementar podremos alcanzar los objetivos proyectados.
*Jorge Bárcenas Chocano es jefe de Mercadeo y Desarrollo de Negocios de Benites, Vargas & Ugaz.
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