In-house counsel: ¿Cuándo conviene externalizar el trabajo?

Es un hecho que los in-house counsel intentarán absorber la mayor cantidad del trabajo que llega a su oficina y, con ello, evitarán su externalización. Lo anterior puede suceder por diversos motivos, por ejemplo, mantener el know-how del core del negocio internamente, falta de budget para contratar terceros, falta de tiempo, exposición del proyecto, relevancia del proceso -en caso de ser un litigio o arbitraje- y cuantía, entre otros. 

No obstante, cuándo los in-house necesitan apoyo externo para consultas específicas de la industria o negocio, normalmente cuentan con proveedores legales externos —como estudios de abogados, secondment, Alternative Legal Service Providers, Legal Process Outsourcing, etc.— expertos en diversas materias. 

En el ejercicio de externalización de tareas, los abogados de empresa tendrán que determinar qué materias pueden derivar a consultores externos para sustentar las decisiones legales que implican limitaciones o exposiciones a riesgos de operaciones, así como su apoyo en el desarrollo de negocios multimillonarios para la empresa, incluso para replicar modelos de negocios en otras jurisdicciones. 

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Muchas veces estas consultas tienen el objeto de ratificar el entendimiento del negocio, también su estudio a profundidad respecto de materias relevantes como temas regulatorios, litigios, impuestos u otros. 

Bajo este panorama, antes de contratar servicios externos estimamos que es importante seguir algunos criterios que nos ayudarán a saber cuándo es necesario (y cuándo no) requerir la ayuda de terceros:

Evaluación previa 

1. ¿Es bueno para la estrategia del equipo? Si es un tema sensible que podría ser revisado y respondido por el equipo interno hay que evaluar el estatus de demanda del equipo y ver si no sería mejor adecuarse y avanzar internamente con el desarrollo del proyecto o, quizás, solo ratificar la opinión interna.
2. ¿Lo anterior dará visibilidad al equipo en la empresa? Muchas veces el área legal trabaja incansablemente y las otras áreas desconocen este hecho. Por ello, podría hacerse el esfuerzo, si el proyecto es muy importante y estratégico, para que sea respondido por el área legal.
3. ¿Alguien del departamento legal puede hacer el trabajo? En esta etapa los gestores legales deben preguntarse si con base en el expertise y en el tiempo disponible, alguien del equipo pueda realizar el trabajo. Los in-house de antaño —la mayoría de las veces— internalizaban el trabajo, ya que no era bien visto externalizarlo. Hoy esto cambió. Es factible que los abogados internos logren responder preguntas sobre temas específicos de la industria, al ser una oficina muchísimo más especializada y multifuncional.
4. ¿En qué jurisdicción es la consulta legal? Este tema es relevante ya que no solo la ley juega un papel importante, hay que considerar siempre los idiomas, la cultura y la idiosincrasia para hacer negocios. Si el equipo legal tiene la suerte de contar con un abogado con conocimiento en múltiples jurisdicciones, esa es la respuesta.
5. ¿El departamento tiene suficiente budget? Este ítem es muy importante, pero no el más relevante. Si el tema es crítico para la empresa, será necesario solicitar valores extras al departamento de finanzas para poder avanzar con la asesoría. 

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¿Cómo seleccionar al consultor externo?

Pasando la evaluación previa, tenemos que preguntarnos sí:

1. ¿Contamos con los especialistas correctos? Muchas veces los asesores externos son antiguos con conocimiento en el pasado de la empresa, pero no los adecuados para la materia que tratamos. Para ello será necesario considerar algunos temas básicos, como por ejemplo, saber quién será el encargado de resolver la consulta (lo que variará dependiendo del nivel de complejidad) y si este tiene el conocimiento específico en la industria y la materia a ser consultada, si existen conflictos de interés vigentes, si es necesario contratar un tercero con estudio prestigioso o los servicios pueden ser realizados por un estudio boutique o si -por la materia o por el valor del asunto- es necesario contratar alguien reconocido en el mercado. Finalmente, es importante recordar que las grandes corporaciones exigen que prestadores de servicios estén previamente registrados siguiendo las políticas vigentes, lo que puede retrasar el proceso como veremos más abajo.
2. Si contamos con los expertos correctos para nuestro caso, tendremos que ver la estructura de cobros y si ella atiende a nuestro presupuesto. Existen múltiples opciones y formas de pago que el abogado in-house debe conocer y aplicar, dependiendo de la complejidad, tiempos y materias tratadas. En este punto es recomendable solicitar presupuestos al menos a tres consultores externos que estén previamente registrados siguiendo las políticas de la empresa, para poder realizar un bidding process (si el valor lo amerita).
3. El tiempo (timing) es un tema crítico. Si es necesario contar con una respuesta de manera urgente estaremos de manos atadas para elegir al proveedor más capacitado o que cumpla los mayores requisitos del “especialista correcto”. Si la consulta es sobre un proyecto estratégico habrá tiempo para buscar al indicado, registrarlo como proveedor en la empresa, poder negociar los fees, ver diferentes puntos de vistas y tener una engagement letter redonda para no tener sorpresas; pero si el deal es en una jurisdicción diferente o un tema muy específico respecto del cual no contamos con profesionales registrados ni al tanto, es procedente evaluar el tiempo de respuesta y alinear las expectativas con los involucrados. Sugiero demorar la contratación, pero tener el asesor correcto.

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Así, si se decide entregar el proyecto o parte de él a asesores externos, una vez terminado el trabajo, deberá ser realizada internamente (por el área legal principalmente, pero también por otras áreas involucradas) una evaluación de desempeño del prestador de servicio, considerando como ítems básicos: el resultado obtenido de acuerdo con las expectativas objetivas del cliente, la calidad de la respuesta, el cumplimiento de plazos y el budget, lo adecuado de la respuesta en relación con la necesidad de la empresa, si se cumplió el objetivo conforme establecido en la engagement letter, la extensión del documento, entre otros.

Finalmente, es necesario hacer una autocrítica para evaluar qué servicios o dinámicas influyen positiva y negativamente en el desarrollo del trabajo para que el cliente (empresa/in-house counsel) decida continuar o no con el prestador de servicios basado en esas respuestas.

*Diego Ignacio Gómez M. es abogado de la Universidad de los Andes (Chile) y LL.M. por la FGV (Brasil). Trabajó en estudios de abogados en Chile y Brasil y en empresas multinacionales líderes en sus áreas para la región. Actualmente trabaja como in-house en FIS, la fintech más grande del mundo, con foco en México y Latinoamérica.